Saber cómo hacer un inventario no es solo contar bienes. En empresas, el inventario es un proceso para identificar, registrar y controlar activos con trazabilidad, de modo que la información sea útil para decisiones, auditorías y gestión de activos fijos.
Cuando hablamos de activos fijos, como equipos, mobiliario, maquinaria y tecnología, un inventario bien ejecutado reduce pérdidas, evita duplicidades y mejora el control interno.
Si tu organización maneja un volumen relevante de bienes, el proceso se vuelve más eficiente cuando se estructura como un inventario de activos fijos con criterios claros y evidencia verificable. En ese contexto, este tipo de servicio permite organizar el levantamiento, estandarizar la información y dejar el control listo para operar.
Qué es un inventario
Un inventario es el registro ordenado de bienes que una persona o empresa posee, con datos que permiten reconocer cada activo de manera única.
En activos fijos, el inventario busca responder preguntas simples, pero críticas: qué tengo, dónde está, en qué estado se encuentra, quién lo usa y cuál es su información de respaldo.
Cuando el inventario se hace con metodología, es excelente para mantener un control continuo y tomar decisiones con menos riesgo.
Por qué es importante hacer inventario
Un inventario bien hecho impacta directamente en la operación y en la gestión financiera. Entre los beneficios más comunes están:
- Control y trazabilidad: ubicar activos, asignarlos a responsables y reducir extravíos.
- Mejor toma de decisiones: planificar reposiciones, reasignaciones y mantenimiento.
- Orden para auditorías: tener información consistente y verificable ante revisiones internas o externas.
- Eficiencia operativa: evitar compras duplicadas y detectar activos subutilizados.
- Gobernanza y control interno: estandarizar criterios para registrar altas, bajas y traslados.
Paso a paso: cómo hacer un inventario de activos fijos
Este es un flujo práctico y replicable para ejecutar un inventario con orden y resultados útiles.
1) Define el alcance del inventario
Antes de iniciar, define qué se incluye y qué no. Por ejemplo:
- Sedes o ubicaciones a levantar.
- Tipos de activos (mobiliario, TI, maquinaria, vehículos, etc.).
- Criterios mínimos de registro (serie, modelo, marca, estado, responsable).
- Fecha de corte y responsables del proceso.
Mientras más claro sea el alcance, menos reprocesos habrá durante el levantamiento.
2) Prepara un formato de registro (y reglas de captura)
Aquí se define el “diccionario” del inventario: campos obligatorios, cómo se nombran, cómo se codifican ubicaciones y áreas, y qué evidencias se tomarán (por ejemplo, fotografía y número de serie).
Como recomendación, define desde el inicio cómo manejarás casos típicos como activos sin placa, sin serie visible o con información incompleta.
3) Ordena las ubicaciones y planifica la ruta de levantamiento
Un inventario se puede volver caótico si no hay planificación. Lo más efectivo es levantar por:
- Sede – piso – área – subárea.
- Con responsables por zona.
- Con un control diario de avance.
Esto también ayuda a evitar situaciones que terminan dejando activos sin registrar.
4) Realiza el levantamiento físico
Esta etapa consiste en identificar cada activo y capturar su información en campo. Para activos fijos, lo mínimo suele incluir:
- Identificación única (código).
- Descripción (tipo, marca, modelo).
- Número de serie (si aplica).
- Ubicación y centro de costo (si aplica).
- Responsable o usuario
- Estado de conservación (operativo, en reparación, obsoleto, etc.).
- Evidencia (foto).
5) Etiquetado: asigna una identificación única y trazable
El etiquetado es clave para que el inventario no se quede en un documento estático. Una etiqueta con código único permite:
- Controlar traslados.
- Registrar bajas.
- Verificar activos en futuros recuentos.
- Sostener trazabilidad.
Por eso, en muchas organizaciones se ejecuta como un proceso integrado de inventario y etiquetado de activos fijos, para que el control quede funcionando desde el primer día.
6) Conciliación: cruza lo encontrado con lo que debería existir
Una vez levantado el inventario físico, viene una etapa clave: comparar contra registros contables o listados internos. Aquí suelen aparecer hallazgos típicos:
- Activos que existen físicamente pero no están registrados.
- Activos registrados que no aparecen (posible baja no documentada o pérdida).
- Activos con datos inconsistentes (serie, ubicación, responsable).
- Activos duplicados.
La conciliación es la diferencia entre contar y realmente controlar.
7) Reporte final y plan de control
El cierre debe traducirse en entregables útiles, como base de inventario depurada, hallazgos y recomendaciones para control interno. Además, conviene dejar reglas claras para el día a día:
- Altas y bajas.
- Traslados.
- Cambios de responsable.
- Frecuencia de recuentos.
- Responsables y aprobaciones.
Errores comunes al hacer inventario (y cómo evitarlos)
- No definir alcance: termina en levantamientos incompletos o inconsistentes.
- Campos sin estándar: cada área registra distinto y la base queda poco usable.
- No etiquetar: sin ID único, el control se pierde en semanas.
- No conciliar: el inventario no conecta con la realidad contable/operativa.
- No dejar proceso de mantenimiento: el inventario se desactualiza rápidamente.
Cómo te ayudamos en Tinsa by Accumin
Cuando el inventario es grande o necesitas estandarizar el control, apoyarte en un equipo especializado reduce tiempos y mejora la consistencia.
Además, un inventario bien ejecutado te da control, reduce pérdidas y mejora la toma de decisiones, pero solo funciona si queda estandarizado y actualizado. Si necesitas organizar un inventario de activos fijos con etiquetado y trazabilidad, en Tinsa by Accumin podemos ayudarte.
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